Notulen besluitvorming
Notulen bevatten een samenvatting van hetgeen er tijdens een vergadering aan de orde is geweest. Het betreft hier dus een verslag van alles wat er besproken is tijdens de vergadering en hoe de besluitvorming is vormgegeven. De praktijk wijst uit dat het zeer nuttig en verstandig is om (algemene) vergaderingen te notuleren en het vergaderverslag niet te beperken tot het maken van een besluitenlijst. U leest er in dit artikel alles over.
Wat zijn notulen?
De notulen van een vergadering is een term voor een kort schriftelijk verslag van hetgeen er in een vergadering besproken is, wat er besloten is en welke argumenten daarbij een rol hebben gespeeld. Doordat notulen ook toelichtingen van de genomen besluiten kunnen bevatten of een registratie van de ingenomen standpunten van de aanwezigen, zijn notulen veel uitgebreider dan besluitenlijsten. Notulen kunnen dus omschreven worden als de beraadslagingen van een vergadering.
Vaststellen van de notulen
De notulen worden gemaakt door een notulist. Dit is een persoon die geen actieve rol vervuld gedurende de vergadering maar zich uitsluitend bezighoudt met het maken van dit gespreksverslag. Het vaststellen van de notulen dient om dit gespreksverslag officieel te bekrachtigen. In de praktijk gebeurt dit op twee manieren. Een van de opties is dat de notulen worden vastgesteld en ondertekend door de voorzitter desgewenst in samenspraak met de secretaris/notulist. Een andere optie is om de notulen vast te stellen in de volgende vergadering.
Is het maken van notulen een wettelijke verplichting?
Het maken van notulen is op grond van de Nederlandse wet niet verplicht. In de statuten (of in een krachtens de statuten opgemaakt reglement) is echter wel vaak een dergelijke verplichting opgenomen. In deze statuten kan zelfs voorgeschreven worden op welke wijze de notulen moeten worden vastgesteld. Op het moment dat er geen statutaire verplichting is om notulen te maken, mag wel worden aangenomen dat de normen van goed ondernemingsbestuur (good corporate governance) worden gerespecteerd en dat de algemene vergaderingen worden genotuleerd. Hier zijn dus geen algemene richtlijnen voor.
Wanneer is het interessant om notulen op te stellen?
Notulen zijn echter niet alleen voor interne doeleinden van belang. Steeds vaker zijn notulen van belang in juridische procedures. De voornaamste doelstelling van het opstellen van notulen is immers het voorkomen van het ontstaan van geschillen over wat er gedurende een vergadering is gezegd en besloten. Dit laatste is vooral van belang in procedures waarin de taakvervulling van de raad van bestuur, de raad van commissarissen of raad van toezicht of de one-tier board het onderwerp van geschil is. Het bovenstaande benadrukt het belang om notulen nauwkeurig te formuleren. Voorkomen is altijd beter dan genezen.
Hulp bij het opstellen van notulen?
Heeft u vragen over het notuleren of heeft u behoefte aan hulp bij het opstellen van notulen? Dan bent u van harte welkom om gebruik te maken van de kennis en ervaring van de accountants van Brouwers.
Heeft u interesse om vrijblijvend af te stemmen wat we voor u kunnen betekenen? U kunt ons het beste bereiken op 038-8515310 en info@brouwers.nl. U kunt ook een bericht achter laten via het onderstaande contactformulier. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met u op!
